Mit dem organischen Wachstum von IMAP in den letzten vier Jahren haben sich Veränderungen auf verschiedenen Ebenen im Unternehmen vollzogen. In den vergangenen Interviews haben wir bereits über den damit einhergehenden Kulturwandel gesprochen, sowie die neuen Herausforderungen an Führung und den wachsenden Bedarf an Mentoring. Heute werden wir unsere Reihe mit dem Thema wachsende Anforderungen an betriebliche Prozesse und Infrastruktur abschließen. Zu Gast haben wir unsere Business Prozess- und Projekt Managerin Ute Sauerländer.
Liebe Ute, schön, dich heute als Interviewgast willkommen zu heißen. Du bist seit einigen Jahren in der Administration bei IMAP tätig und hast in Deiner Position den Überblick über die betrieblichen Abläufe. Wie hat sich das Wachstum auf diesen Bereich ausgewirkt?
Zunächst haben wir auf die gute Auftragslage mit Neueinstellungen reagiert. Wir haben viele tolle neue Kolleg*innen gewonnen. Zudem haben wir vor rund einem Jahr gemeinsam eine neue, zu unserer Kultur und neuen Unternehmensgröße passende Organisationsstruktur erarbeitet. Der Ausbau der Ressourcen, Kompetenzen und Strukturen für eine professionelle Auftragsbearbeitung und die Zufriedenheit unserer Kunden standen dabei im Fokus der Veränderungen.
Gleichzeitig wurde – nach innen blickend – die administrative Bewältigung des Wachstums immer komplexer und schwieriger. In dieser Phase war der Arbeitsalltag im administrativen Bereich getrieben von den dringendsten Notwendigkeiten. Es fehlte an Ressourcen zur Bewältigung des gestiegenen Pensums und gleichzeitigen Weiterentwicklung innerbetrieblicher Prozesse und Schnittstellen. Auch die vorhandene IT-Infrastruktur und Methoden der Unternehmenssteuerung konnten mit den gestiegenen Anforderungen nicht mehr Schritt halten. Das war eine für alle fordernde, aber durchaus typische Phase von Unternehmenswachstum.
Von welchen Arbeitsweisen hat sich IMAP verabschieden müssen und welche administrativen Strukturen mussten neu definiert werden?
In 2020 haben wir einige grundlegende Maßnahmen ergriffen, deren positiver Effekt bereits nachhaltig in allen Unternehmensbereichen spürbar ist.
Durch eine grundlegende Umstellung der IT-Infrastruktur haben wir mobiles Arbeiten und kollaborative Zusammenarbeit für das Gesamtteam erschlossen und unsere interne Kommunikation in attraktive, moderne Kanäle überführt. So konnten wir unsere Arbeit und den Austausch mit Kolleg*innen auch in Zeiten von Corona und Homeoffice ohne Probleme fortführen.
Zudem haben wir begonnen, verschiedene bis dato manuell ausgeführte Tätigkeiten zu automatisieren und schon jetzt ist spürbar, dass wir dadurch mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten im Team gewinnen. Es gibt bereits zahlreiche weitere Ideen und Projektpläne. Dieses Thema birgt noch sehr viele Chancen.
Eine weitere grundlegende Weichenstellung betrifft und freut mich ganz persönlich. Seit kurzem bin ich in neuer Funktion als Business Prozess- und Projektmanagerin tätig. In dieser Rolle darf ich mich im Tandem, mit der neuen Kollegin Katrin Goltz, um die Verbesserung der Prozesse, Infrastruktur und Unternehmenssteuerung kümmern. Die Schaffung dieser neuen Ressourcen und Verantwortlichkeiten ist aus meiner Sicht ein wichtiger Schritt, um IMAP aus dem Inneren heraus noch weiter zu stärken und das Gesamtteam in seinen Kernaufgaben zu entlasten. Ich freue mich sehr darauf, IMAP noch besser auf die neue Unternehmensgröße und das noch junge Organisationsdesign auszurichten und auf künftige Herausforderungen vorzubereiten.
Wir haben in den vergangenen Interviews schon viel über Selbstorganisation und kollektive Führung gehört. Wie ist das bei administrativen Prozessen? Wer definiert diese?
Gut und reibungslos funktionierende administrative Prozesse sind für jedes Unternehmen sehr wichtig. Es handelt sich im Wesentlichen um feste Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die Klarheit in der Zuständigkeit und Stabilität in der Bearbeitung erfordern. Daher ist dieser Unternehmensbereich bei uns nicht selbstorganisiert aufgestellt. Dennoch ist der Grad der Mitarbeiterpartizipation bei uns auch in diesem Bereich sehr hoch. So haben wir kürzlich in unserem Team gemeinsam neue Rollen, Verantwortungsbereiche und operative Zuständigkeiten erarbeitet und im Zuge dessen auch Abläufe und Schnittstellen aktualisiert. Dies war ein für alle spannender und motivierender Prozess, an dessen Ende wir uns alle im Team gut aufgestellt und gewappnet für die täglichen Herausforderungen fühlen.
Vielen Dank für das Interview, Ute!
Dies ist der letzte Beitrag aus unserer Serie „Wachstumschampion 2021“, der einen Einblick gibt, wie IMAP in den letzten Jahren gewachsen ist und sich verändert hat.