Stück für Stück kehrt ein wenig Normalität im Arbeitsalltag ein: Zunehmend mehr Menschen kehren in die Büros zurück und die ein oder andere Person hatte bereits wieder den langersehnten Tratsch an der Kaffeemaschine. Dieser Büro-Enthusiasmus ist verständlich, auch uns geht das so. Nichtsdestoweniger sind wir der festen Überzeugung, dass das Arbeiten aus dem Homeoffice nicht nur ein vorübergehender Trend ist, sondern auch nach der COVID-19 Pandemie ein wesentlicher Aspekt des modernen Arbeitsalltags bleiben wird. Aus diesem Grund haben unsere Organisationsberater*innen Marie-Sophie Guntram und Patrick Boschkov ein Webinar veranstaltet, in dem sie die zentralen Erfolgsfaktoren gelingender digitaler Zusammenarbeit in den Blick genommen haben.

Wie die Kollaboration im digitalen Raum gelingt​

Unser Webinar stand ganz unter dem Motto: Interaktiver Austausch! Denn erfahrungsgemäß fällt genau das vielen Menschen in der dezentralen Kollaboration schwer. So wurden die Teilnehmenden von Beginn an in die Gestaltung des Webinars eingebunden und konnten darüber verschiedene digitale Methoden-Tools direkt selbst erproben. Nach einer kurzen Online-Umfrage zum Ankommen, dem sogenannten „Check In“, ging es dann auch direkt inhaltlich los.

Durch Digitales Arbeiten, setzte das Moderationsduo an, verändert sich die Art und Weise, wie wir miteinander in Kontakt treten, was immer wieder zu Herausforderungen führt. Das kann man sich vorstellen, wie bei einem Eisberg, bei dem man den einen Teil sehen kann und den anderen nicht. Sichtbar ist, dass in dezentralen Strukturen oft weniger Austausch stattfindet, die Teambildung leidet und die Intransparenz steigt, um nur einige Herausforderungen zu nennen. Unsichtbar hingegen sind i.d.R. die Zunahme an Misstrauen und ungelösten Konflikten sowie die Abnahme der Identifikation mit dem Team und der Organisation. Die Webinar-Teilnehmenden ergänzten dieses Bild, indem sie zusätzlich von persönlichen Herausforderungen berichteten, wie der verstärkten Erreichbarkeit oder dem Ausbleiben klarer Pausenzeiten. Neben diesen Schwierigkeiten bietet das dezentrale Arbeiten aber auch Chancen, wie ein Teilnehmer betont, „da beispielsweise Arbeitswege sowie Pendelfahrten wegfallen und Treffen relativ unkompliziert und ortsunabhängig durchführbar sind.“

Aus den Beiträgen des Moderationsduos und der Teilnehmenden ergab sich ein Mosaik an Herausforderungen und Chancen, das die Agenda für die Veranstaltung setzte: In der Zusammenarbeit auf Distanz gilt es die Schwierigkeiten anzugehen und das Potential virtueller Kollaboration zu nutzen, nur wie? Dazu stellten die Berater*innen verschiedene Tipps und Kniffe vor, die wir an dieser Stelle in Kurzform mit Ihnen teilen möchten:

• Digitale Kollaborationstools nutzen! Die Nutzung von verschiedenen Kollaborationstools, wie digitale Whiteboards oder gemeinsame Austauschplattformen, fördert die direkte Zusammenarbeit. 
• Regelmäßige digitale Meetings und Arbeitstreffen einberufen! Feste Meetings helfen Struktur und Kontinuität im Team zu schaffen. Schalten Sie bei den Meetings Ihre Kamera ein, um auch nonverbale Reaktionen ihrer Teammitglieder wahrzunehmen.
• Check-In/Check-Out fest institutionalisieren! Ein Check-In bei Meetings schafft eine angenehme und persönliche Arbeitsatmosphäre und hilft für die anschließende Fokussierung auf die Inhalte. Das Check-Out regt zu Reflexion des Meetings an.
• Regelmäßiges Feedback implementieren! Kollektives sowie individuelles Feedback zu geben und einzufordern schafft Transparenz im Team und klärt Erwartungshaltungen.
• Informelle Austauschformate schaffen! Informelle Austauschformate, wie digitale Kaffeepause und Mittagessen oder ein virtueller Spieleabend, stärken den persönlichen Austausch untereinander und fördern das Team-Gefühl.
• Ergebnis statt Zeitmessung etablieren! Es ist entscheidend, ob das vereinbarte Ergebnis erreicht wird, nicht wie viele Stunden eine Person vor dem Bildschirm sitzt. Dafür können Sie sich als Führungskraft einsetzen.
• Online-Teamentwicklung durchführen! Teamentwicklung geht auch online. Zur Festigung und Weiterentwicklung eines Teams ist es wichtig, die Geschichte des Teams, die Rollenverteilung, aber auch die Vision des Teams gemeinsam zu betrachten und zu entwickeln.
• Prozessreflexionen einführen! Reflektieren Sie mit Ihrem Team Arbeitsabläufe. Holen Sie sich ein Stimmungsbarometer zum Ist-Zustand im Team ein.

Zum Abschluss konnten sich die Teilnehmenden in Kleingruppe austauschen und vernetzen. Die Möglichkeit zum Austausch und der Mitgestaltung des Webinars durch Beiträge wurde rege genutzt. Insgesamt waren die Rückmeldungen auf das Seminar durchweg sehr positiv. So schreibt eine Teilnehmerin: „Vielen lieben Dank für das schöne Webinar und die vielen Inspirationen. Einige Dinge führen wir schon gut durch, alles andere nehme ich mit“.

Webinar verpasst?

Unser Webinar “Teamarbeit auf Distanz” ist ein Teil unserer Webinar-Reihe, die wir monatlich anbieten. Dort versorgen wir Sie mit Inhalten, die einen hohen Praxisbezug haben und sich an aktuellen Themen orientieren.

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