Die meisten von uns sind es mittlerweile gewöhnt jeden Tag mehrere Stunden für digitale Arbeitstreffen vor ihren Computern zu sitzen. Spaß macht das nicht immer. Oft fehlt die Nähe, die Aufmerksamkeitsspanne scheint kürzer und es ist herausfordernd gute Gespräche zu fördern. Dabei gibt es bewährte Strategien, um diese Schwierigkeiten zu überwinden. Genau damit haben wir uns in dem Webinar beschäftigt, das am 22.03 in unseren digitalen Räumlichkeiten stattfand. Unsere Beraterinnen Birte Pereira und Nina Lucia Stephan haben vor fast 100 Teilnehmenden einen interaktiven Vortrag zur gelingenden digitalen Moderation gehalten und wertvolle Tipps und Kniffe kommuniziert:

Von der Planung bis zum Check-Out vorbereitet sein

Digitale Arbeitstreffen hätten zu Unrecht ein Imageproblem, stellt die Moderatorin Birte Pereira klar. Sie erlebe häufig, dass Methoden analoger Moderation 1 zu 1 auf virtuelle Formate angewendet werden. Und das funktioniere nicht. Denn die durch Computer und Netzwerke vermittelte Zusammenarbeit folge oft anderen Spielregeln. Diese gelte es zu kennen und den eigenen Moderationsstil entsprechend anzugleichen. Mit dieser Einleitung war die Agenda des Webinars gesetzt: Es galt über die Erfolgsfaktoren digitaler Moderation ins Gespräch zu kommen.

Um diesem Ziel gerecht zu werden, entschieden sich die Beraterinnen für eine besondere Struktur. In einem Wechselspiel aus Anwendung und Reflektion führten sie Methoden gelingender digitaler Moderation vor, um sie anschließend mit den Teilnehmenden unter die Lupe zu nehmen. Daraus ergab sich eine Verschränkung von Praxis und Analyse, die einen Zugang zu den Webinarinhalten auf der Ebene des Erlebens und des Verstehens ermöglichte. Ein gutes Beispiel für dieses Vorgehen lieferte gleich zu Beginn der Check-In. Die Teilnehmenden wurden gebeten die Frage zu beantworten, woher sie gerade kommen. „Wieso möchten wir das wissen?“ fragte Nina Lucia Stephan unmittelbar nachdem die Antworten der Teilnehmenden im Chat auftauchten. Sie führte fort, dass der Check-In dabei helfe im Raum anzukommen. Dies sei wichtig, da es den meisten Menschen schwerfiele, sich voll und ganz auf virtuelle Veranstaltungen zu konzentrieren. Das läge oft daran, dass bei der Arbeit am PC die Grenzen zwischen unterschiedlichen Aktivitäten verschwämmen – schnell noch eine Mail beantwortet, an zwei Sätzen in einem Dokumente gefeilt und dann ab in die Konferenz. Diesen Umstand müsse die Moderation mitdenken. Der Check-In ermögliche, sich gedanklich zu sammeln und auf die Veranstaltung einzulassen.

In diesem Stil setzte sich das Webinar fort. Die Inhalte waren kompakt, ohne zu überfordern; die Beiträge der Beraterinnen durchweg praxisnah, doch zugleich theoretisch informiert. Das zeigte sich auch in der Resonanz der Teilnehmenden, die sich für die „vielen tollen praktischen Anregungen“ bedankten und die „erkennbar intensive Vorbereitung“ lobten. Zu guter Letzt kam Birte Pereira noch auf zwei Punkte zu sprechen, die ihr besonders am Herzen liegen. Sie erklärte, dass es ein gut durchdachter Aufbau bei virtuellen Veranstaltungen, wichtig sei. „Es ist einfach, in einem digitalen Meeting Informationen weiterzugeben. Entscheidungen zu treffen hingegen ist schwieriger und gemeinsam etwas Neues zu entwickeln, ist sehr herausfordernd. Die Gruppengröße und -zusammensetzung sowie das Ziel geben Auskunft darüber, wie die digitale Sitzung strukturiert sein sollte“. Im Vorhinein eine gute Struktur zu finden, sei zugegebenermaßen anspruchsvoll. Um hier nicht den Überblick zu verlieren, stellte die Beraterin eine kompakte Checkliste vor, die bei der Vorbereitung und Durchführung der Moderation eingesetzt werden könne. Die Kurzform möchten wir hier mit Ihnen teilen:

Vorbereitung sind drei Viertel der Miete!

• Führen Sie vor jeder größeren Sitzung einen Technik-Test durch, insbesondere mit Referent*innen
• Lassen Sie Teilnehmenden Informationen für eine technische und inhaltliche Vorbereitung zukommen
• Bereiten Sie eine Präsentation bzw. Tischvorlage vor
• Lassen Sie Entscheidungen, Konzepte, Vorlagen usw. vorbereiten

Struktur, Struktur, Struktur!

• Erstellen Sie einen detaillierten Regieplan
• Schaffen Sie Rollenklarheit (Moderator*in, Zeitnehmer*in, Dokumentar*in etc.)
• Machen Sie einen Check-In und Check-Out
• Geben Sie eine klare Einleitung zu Ablauf, Zielsetzungen und technischen Leitlinien

„Bewusst“ moderieren!

• Machen Sie keine unangekündigten Sprechpausen
• Spielen Sie sich bei einer gemeinsamen Moderation gegenseitig den Ball zu
• Geben Sie vor jedem Schritt klare Anweisungen und Arbeitsaufträge
• Behalten Sie die Kontrolle als Moderator*in (z. B. durch „Melden und Drannehmen“)
• Beobachten und benennen Sie die Gruppendynamik

Aufmerksamkeit durch Interaktion!

• Halten Sie die Inputs kurz (10-15 Minuten)
• Fördern Sie regelmäßige Interaktionen im Chat, durch Umfragen, virtuelle Whiteboards, Kleingruppen etc. zu
• Nutzen Sie (visuelle) Signale der Zustimmung/Ablehnung
• Nutzen Sie auch analoge Methoden. Lassen Sie z. B. die Teilnehmenden auf Papier reflektieren

Eine Pause ist eine Pause ist eine Pause!

• Planen Sie genügend Pausen ein, zum Beispiel:
  • In Ganztagesveranstaltung: alle 90 Minuten eine halbe Stunde
  • In kurzen Veranstaltungen: regelmäßige kurze Pausen
• Ermutigen Sie die Teilnehmenden Pausen nicht zum Arbeiten zu nutzen, vom Bildschirm wegzugehen und sich zu bewegen

 

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Unser Webinar “Plötzlich digital – virtuelle Arbeitstreffen planen und moderieren” ist ein Teil unserer Webinar-Reihe, die wir monatlich anbieten. Dort versorgen wir Sie mit Inhalten, die einen hohen Praxisbezug haben und sich an aktuellen Themen orientieren.

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